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Envoyer directement des courriers électroniques groupés

C'est la solution la plus immédiate car elle ne nécessite pas de mettre en place un service particulier.

Toutefois elle nécessite que vous regroupiez les adresses des destinataires dans une liste. Vous devrez ensuite gérer cette liste manuellement (inscriptions, désinscriptions). Après quoi il est aisé d'envoyer des messages à tous les contacts regroupés dans la liste. Pensez à mettre la liste destinataire en "copie cachée" si vous ne voulez pas que les personnes concernées aient accès aux adresses des autres destinataires.

Vous pouvez aussi vous aider d'un utilitaire qui automatise les envois (1 message par personne) et permet en outre de les personnaliser : voir notre tutoriel pour MailMerge. La fonction de publipostage de LibreOffice (tutoriel) le permet aussi mais est inadaptée pour les envois en nombre.

La diffusion est privée*.

Note : * Privé ne signifie pas confidentiel. À moins d'utiliser des outils de chiffrement, le contenu des courriels n'est pas protégé. Des tiers mal-intentionnés peuvent aisément accéder à ces contenus.

Note : si vous avez beaucoup de destinataires et des messages fréquents vos envois pourraient être limité par les fournisseurs de messagerie. Dans ce cas il vaut mieux utiliser un service de liste de diffusion (voir plus bas).

Premier cas : vous envoyez vos messages uniquement depuis votre ordinateur

Nous vous recommandons alors d'installer sur votre ordinateur le logiciel client de messagerie Thunderbird . Outre qu'il vous offre une interface ergonomique pour le gestion de vos courriers électroniques, ce logiciel libre permet de gérer de multiples carnets d'adresses et de regrouper aisément des contacts dans des listes. Ainsi vos contacts restent stockés localement sur votre ordinateur, ils ne sont pas confiés à une tierce partie.

À noter : si vos messages récurrents se ressemblent, vous pouvez définir dans Thunderbird un ou plusieurs modèles de façon à ne pas avoir à réécrire entièrement chaque message.

Second cas : vous envoyez vos messages depuis diverses machines

Solution simple : si possible, utilisez l'interface web (webmail) de votre fournisseur de messagerie

Vos contacts sont stockés chez votre fournisseur (il est donc fortement recommandé de choisir un fournisseur éthique). Vous accédez simplement au webmail depuis chaque machine.

Certains webmails permettent de créer des listes (ou groupes), d'autres non. Par exemple les logiciels libres Roundcube (utilisé par la plupart des hébergeurs alternatifs) et Zimbra (utilisé par free.fr) le permettent. Le webmail de GMX le permet aussi.

Solution avancée : utilisez un service de synchronisation de contacts

Vos contacts sont stockés sur le serveur d'un fournisseur. Ils sont synchronisés avec vos différents appareils à l'aide d'un protocole tels CardDAV ou LDAP. Toutefois les groupes peuvent ne pas être synchronisés.

Nous recommandons le logiciel libre Nextcloud que vous pouvez utiliser en ouvrant un compte auprès de l'association Zaclys. Si vous utilisez Thunderbird sur vos machines, vous pourrez synchroniser les contacts à l'aide de l'extension SOGo connector. Toutefois les groupes ne sont pas synchronisés à l'heure actuelle.

Utiliser un service de liste de diffusion (newsletter)

Vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé dans la gestion des listes de diffusion.

Ce sont des logiciels qui s'installent sur des serveurs. Pour pouvoir les utiliser vous devez avoir recours aux services d'un hébergeur qui met à disposition ces outils. Nous recommandons :

• l'entreprise phpList (en anglais), qui propose le logiciel libre phpList (voir tutoriel). Tarif mensuel selon besoins (0 à 11 €/an ou plus).
• la coopérative Ouvaton, qui propose le logiciel libre Sympa (voir tutoriel). 42 €/an (inclut site web et messagerie).
• l'association l'Autre Net, qui propose le logiciel libre Mailman (voir documentation, en anglais). 23 €/an (inclut site web et messagerie).
• l'association Sud-Ouest.org, qui propose le logiciel libre Sympa si vous avez votre propre nom de domaine. Prix libre. Comptez en plus environ 15 €/an pour le nom de domaine à acquérir au préalable (nous recommandons le registrar gandi.net).

La diffusion s'effectue par l'envoi de courriers électroniques à l'adresse de la liste, ceux-ci sont ensuite automatiquement diffusés à l'ensemble des inscrits. Elle est donc privée, néanmoins avec l'outil Sympa vous pouvez donner un accès public aux éventuelles archives des messages.

La gestion des inscriptions peut être soit manuelle soit automatisée. Si elle est automatisée vous pouvez permettre l'inscription à toute personne qui verra cette possibilité de s'inscrire (interface de la liste ou formulaire sur votre site web par exemple). La désinscription est en principe automatisée.

Diffuser sur un blog avec possibilité d'abonnement au flux des publications (syndication)

Si vous publiez votre information régulière sur un site web (notamment un blog, comme celui que vous êtes en train de lire) il suffit de mettre à disposition des visiteurs un lien de syndication . Ce lien permet de s'abonner automatiquement aux publications.

La diffusion est publique. Vous pouvez néanmoins ne pas diffuser certaines informations confidentielles (adresse, lieu de rendez-vous...) et ne délivrer ces informations que par contact direct avec les personnes sélectionnées.

Vous n'avez pas à gérer les inscriptions et désinscriptions.

Les possibilités d'héberger un site ou un blog sont présentées dans notre tutoriel hébergement.

Utiliser un réseau social libre et décentralisé

Avant d'utiliser un réseau social vous devez vous assurer qu'il respecte la vie privée de ses utilisateurs. Qu'il ne pratique pas la censure. Et que les informations publiques que vous y publiez sont accessibles sans que l'on ait besoin de s'y inscrire pour les consulter.

Ces conditions ne sont évidemment pas respectées par les réseaux commerciaux les plus utilisés (Facebook®, LinkedIn®, Twitter®...) qui tirent leurs revenus de l'exploitation des données personnelles.

Nous vous recommandons de créer un compte sur le réseau libre et décentralisé Diaspora. Vous pouvez le faire sur le noeud (pod) hébergé par l'association Framasoft : Framasphere.org

La diffusion peut être soit publique, soit privée. Les contacts peuvent être répartis dans plusieurs groupes (appelés "aspects" dans Diaspora) et vos messages peuvent donc s'adresser à un groupe particulier. Les destinataires peuvent recevoir une notification par courrier électronique lorsqu'ils sont destinataires d'un message posté sur le réseau social.

Question : est-il possible de lier votre compte sur un réseau social alternatif et votre éventuel compte Facebook afin que les messages postés sur l'un de ces réseaux soient répercutés automatiquement sur l'autre réseau ?

Réponse : cette possibilité qui existait à été supprimée par les nouvelles conditions d'utilisations de Facebook. Une raison de plus pour quitter ce réseau hégémonique et fermé.

Autre alternatives recommandées :

• le réseau libre et décentralisé Mastodon (équivalent de Twitter), que vous pouvez rejoindre sur l'instance hébergée par l'association Framasoft : Framapiaf.org ou celle hébergée par l'association Zaclys
• les messageries instantanées sécurisées Telegram et Signal permettent de créer des groupes de discussion. Telegram permet en outre de créer des canaux de diffusion.

Tableau récapitulatif

Notes :

(1) Le flux (RSS ou Atom) est appelé podcast lorsqu'il s'agit de la diffusion de média. Il est reçu sous forme d'une notification dans un agrégateur de flux. Voir notre tutoriel pour utiliser les flux.

Conclusion

Pour une diffusion publique, un blog avec syndication est la solution la plus simple à la fois pour vous et pour vos destinataires. Néanmoins il vous faudra sans doute expliquer à certains de vos destinataires comment tirer parti de la syndication. Cf. note (1) du tableau récapitulatif.
Si vous ne souhaitez pas mettre en place un blog, l'outil de liste de diffusion est une option alternative (payante).

Pour une diffusion privée de faible ampleur, des courriels groupés peuvent faire l'affaire. Si vous devez gérer des inscriptions en nombre important ou devant être modifiées souvent, le recours à un outil spécialisé payant se justifie.

L'usage d'un réseau social, impliquant que les destinataires s'y inscrivent, doit absolument être limitée à l'usage des réseaux sociaux libres et décentralisés. Ils sont plus intéressant si vous souhaitez ouvrir la discussion plutôt que simplement diffuser de l'information.

Avant de choisir un service en ligne, lisez nos recommandations.